Quittance de loyer : ce que le gestionnaire doit délivrer

Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, et la quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance, et si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu (même article). Ces règles valent pour un logement loué vide ou meublé à titre de résidence principale et pour le bail mobilité, hors les logements que la loi soustrait à ces régimes et sous les règles de transition des lois de 2014 et de 2015, détaillées plus bas.

Pour l'agence qui encaisse les loyers, la règle se lit en deux temps : une quittance quand le locataire la demande pour un paiement complet du loyer et des charges, un reçu quand il ne paie qu'une partie, reçu que l'article 21 ne subordonne à aucune demande. Le mandataire y est nommé à côté du bailleur, et Service Public adresse sa lettre type de demande « au propriétaire, à l'agence immobilière ou au bailleur social ». Une agence immobilière peut proposer des services de gestion locative sans détenir la carte G, à condition de s'adosser à un prestataire titulaire de cette carte professionnelle, qui porte alors le mandat de gestion : c'est le principe de la gestion locative en nourrice.

Quels baux, quelle règle

L'article 21 appartient au titre Ier de la loi, qui s'applique aux locations de locaux à usage d'habitation ou à usage mixte professionnel et d'habitation, et qui constituent la résidence principale du preneur, ainsi qu'aux garages, aires et places de stationnement, jardins et autres locaux, loués accessoirement au local principal par le même bailleur (article 2). Il vaut aussi pour les logements meublés loués à titre de résidence principale (article 25-3) et pour le bail mobilité (article 25-12). La résidence principale est entendue comme le logement occupé au moins huit mois par an, sauf obligation professionnelle, raison de santé ou cas de force majeure, soit par le preneur ou son conjoint, soit par une personne à charge au sens du code de la construction et de l'habitation (article 2).

Le titre Ier ne s'applique pas, en revanche, aux logements-foyers, ni aux logements attribués ou loués en raison de l'exercice d'une fonction ou de l'occupation d'un emploi, ni aux locations consenties aux travailleurs saisonniers, hors quelques articles propres à chacun parmi lesquels l'article 21 ne figure pas, ni aux logements faisant l'objet du dispositif d'occupation temporaire de locaux mentionné à l'article 29 de la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 (article 2). Le titre du meublé ne s'applique ni aux logements-foyers, ni aux logements faisant l'objet d'une convention avec l'État portant sur leurs conditions d'occupation et leurs modalités d'attribution, ni aux logements attribués ou loués en raison de l'exercice d'une fonction ou de l'occupation d'un emploi, ni aux locations consenties aux travailleurs saisonniers (article 25-3) ; celui du bail mobilité ne s'applique ni aux logements-foyers, ni aux logements faisant l'objet d'une telle convention (article 25-12). L'article 40 écarte en outre les articles 25-3 à 25-11 pour des logements du parc social qu'il énumère.

Pour un bail déjà en cours au 27 mars 2014, date de la rédaction actuelle de l'article 21, la loi du 24 mars 2014 a tranché par catégorie (article 14 de cette loi). Aux contrats alors en cours que visait le premier alinéa de l'article 2 dans sa rédaction antérieure, les locations de locaux à usage d'habitation principale ou à usage mixte professionnel et d'habitation principale ainsi que les garages, places de stationnement, jardins et autres locaux, loués accessoirement au local principal par le même bailleur, l'article 21 s'applique dans sa nouvelle rédaction. Pour les contrats alors en cours visés au premier alinéa de l'article L. 632-1 du code de la construction et de l'habitation dans sa rédaction antérieure, la location d'un logement meublé qui constitue la résidence principale du locataire, le même article 14 ne rend applicables que les articles 6, 7, 20-1 et 25-11 de la loi du 6 juillet 1989.

La loi du 6 août 2015 a fixé la suite (article 82, II). Les contrats des locations meublées mentionnées au premier alinéa de l'article 25-3, en cours à la date de sa publication, demeurent soumis aux dispositions qui leur étaient applicables jusqu'à leur renouvellement ou leur reconduction tacite, sous les exceptions que l'article 82, II énumère pour eux. À compter de la date d'effet de leur renouvellement ou de leur reconduction tacite, ils sont régis par l'ensemble des dispositions de la loi du 6 juillet 1989 en vigueur au jour du renouvellement ou de la reconduction, à l'exception de l'article 3, du premier alinéa de l'article 22, de l'article 25-6 et du I de l'article 25-9, qui ne s'appliquent qu'aux nouveaux baux et aux baux faisant l'objet d'un renouvellement. L'article 21 ne figure pas parmi ces exceptions. Un bail meublé de résidence principale conclu depuis le 27 mars 2014, hors les logements que le texte exclut, en relève dès sa conclusion : l'article 25-3, dans sa rédaction en vigueur à partir de cette date, le rendait déjà applicable aux logements meublés. Pour un tel bail déjà en cours le 27 mars 2014 et encore en cours à la publication de la loi du 6 août 2015, l'article 21 s'applique au plus tard à compter de la date d'effet de son renouvellement ou de sa reconduction tacite qui a suivi.

Pour un logement social, Service Public ajoute une mention : la quittance indique la réduction de loyer de solidarité, si le locataire en bénéficie.

Une quittance à la demande, sans frais pour le locataire

L'obligation part de la demande du locataire : l'article 21 vise le locataire « qui en fait la demande », et Service Public l'écrit de la même façon : le propriétaire, ou l'agence immobilière, doit remettre gratuitement une quittance de loyer au locataire, lorsque le locataire lui en fait la demande. Une quittance de loyer est un document qui atteste que le locataire a payé intégralement le loyer et les charges, selon la même fiche.

La gratuité vaut pour l'avis d'échéance comme pour la quittance. Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire (article 21), et est réputée non écrite toute clause qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance ainsi que les frais de procédure en plus des sommes versées au titre des dépens et de l'article 700 du code de procédure civile (article 4, p). Le coût du quittancement reste donc hors des sommes que le locataire paie, et le gestionnaire qui reprend un bail en gestion relit ses clauses de frais à cette aune.

Ce que la quittance distingue

La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges (article 21). Exemple : pour une échéance de 750 € de loyer et 60 € de provision sur charges, réglée en totalité, la quittance distingue les 750 € de loyer et les 60 € de charges, soit 810 € versés. Ce que recouvrent les charges récupérables, et leur régularisation, est détaillé dans notre guide des charges locatives récupérables.

Une autre somme y figure quand, à défaut de la remise de l'attestation d'assurance et après un délai d'un mois à compter d'une mise en demeure non suivie d'effet, le bailleur a souscrit une assurance pour compte du locataire : le montant total de la prime d'assurance annuelle, éventuellement majoré dans la limite d'un montant fixé par décret en Conseil d'État, est récupérable par le bailleur par douzième à chaque paiement du loyer ; il est inscrit sur l'avis d'échéance et porté sur la quittance remise au locataire (article 7, g). Les conditions de cette assurance sont détaillées dans notre guide de l'assurance habitation du locataire.

Service Public propose un modèle de quittance de loyer, pour un logement loué avec un bail d'habitation, bail mobilité compris.

Paiement partiel : un reçu, pas une quittance

Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu (article 21) ; Service Public l'écrit pour le propriétaire comme pour l'agence immobilière : lorsque le locataire ne paie qu'une partie du montant du loyer, il doit lui remettre un reçu. Exemple : sur la même échéance de 810 €, un versement de 500 € donne lieu à un reçu de 500 €, et 310 € restent dus.

Ce reliquat reste dû, hors le cas de l'allocation de logement conservée, décrit plus bas. Selon Service Public, le propriétaire ou l'agence immobilière peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû ; la loi prescrit par trois ans toutes actions dérivant d'un contrat de bail, à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer ce droit, hors l'action en révision du loyer par le bailleur, prescrite un an après la date convenue par les parties dans le contrat de bail pour réviser ledit loyer (article 7-1). Le non-paiement ou le paiement partiel du loyer et des charges peut engendrer la résiliation du bail et l'expulsion du locataire, sauf si le locataire n'est pas en cause, selon la même source, qui cite l'exemple du non-versement des aides au logement en cas de logement non décent. La procédure qui suit un impayé est détaillée dans notre guide du commandement de payer.

Ce dernier cas a son texte. Lorsque l'organisme payeur ou un organisme dûment habilité par ce dernier a constaté que le logement ne satisfaisait pas aux caractéristiques de décence, l'allocation de logement est conservée par l'organisme payeur pendant un délai maximal fixé par voie réglementaire ; durant ce délai, le locataire s'acquitte du montant du loyer et des charges récupérables diminué du montant des allocations de logement, dont il a été informé par l'organisme payeur, sans que cette diminution puisse fonder une action du propriétaire à son encontre pour obtenir la résiliation du bail (article L. 843-1 du code de la construction et de l'habitation). Le paiement partiel du loyer réalisé en application de cet article ne peut être considéré comme un défaut de paiement du locataire (article 7, a, de la loi du 6 juillet 1989).

La quittance par e-mail : l'accord exprès du locataire

Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance (article 21). Service Public précise que le propriétaire, ou l'agence immobilière, peut transmettre la quittance de loyer par mail, à la condition que le locataire ait donné son accord. Sans cet accord, la quittance demandée se transmet sous une autre forme.

La loi exige un accord exprès. Pour le gestionnaire, mieux vaut le recueillir par écrit et le conserver au dossier du lot, avec l'adresse à laquelle le locataire accepte de recevoir ses quittances.

Les mentions de l'agence sur la quittance

Le titulaire de la carte professionnelle portant la mention « Gestion immobilière » peut recevoir des sommes représentant des loyers, charges, indemnités d'occupation, prestations, cautionnements, avances sur travaux, et, plus généralement, tous biens, sommes ou valeurs dont la perception est la conséquence de l'administration des biens d'autrui. À moins qu'il ne représente la personne morale qu'il administre, notamment un syndicat de copropriétaires, une société ou une association, il doit détenir un mandat écrit qui précise l'étendue de ses pouvoirs et qui l'autorise expressément à recevoir des biens, sommes ou valeurs, à l'occasion de la gestion dont il est chargé (article 64 du décret du 20 juillet 1972). Ce que ce mandat doit contenir est détaillé dans notre guide du mandat de gestion locative.

Sur tous documents, contrats et correspondance à usage professionnel, les professionnels de la loi Hoguet font figurer le numéro et le lieu de délivrance de la carte professionnelle, le nom ou la raison sociale et l'adresse de l'entreprise ainsi que l'activité exercée, et, le cas échéant, le nom et l'adresse du garant, outre les mentions que prescrivent les textes que cet article cite (article 92 du même décret). Le gestionnaire les reporte donc sur le modèle de quittance et de reçu qu'il émet.

Avant chaque quittance : les points de contrôle

Ces points se vérifient une fois sur le modèle, puis à chaque paiement. Une agence de transaction, qu'elle ait ou non la carte G, peut externaliser la gestion locative de ses clients auprès d'un prestataire titulaire de la carte G.

Questions fréquentes

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Pour un logement régi par l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.

Le bailleur peut-il facturer l'envoi des quittances ?

Pour un bail régi par les articles 4 et 21 de la loi du 6 juillet 1989, non : aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire (article 21), et une clause qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance est réputée non écrite (article 4, p).

Peut-on envoyer la quittance de loyer par e-mail ?

Oui, avec l'accord exprès du locataire (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Service Public précise que le propriétaire ou l'agence immobilière peut transmettre la quittance de loyer par mail, à la condition que le locataire ait donné son accord.

Sources : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (articles 2, 4, 7, 7-1, 21, 25-3, 25-12 et 40, et les rédactions antérieures des articles 2, 21 et 25-3), lue dans les données ouvertes LEGI de la DILA ; loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 (article 14) ; loi n° 2015-990 du 6 août 2015 (article 82) ; décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 (articles 64 et 92) ; code de la construction et de l'habitation (article L. 632-1 dans sa rédaction antérieure au 27 mars 2014, et article L. 843-1) ; fiches Service Public « Quittance de loyer : comment l'obtenir ? », « Paiement du loyer d'un logement du secteur privé (bail d'habitation) » et « Paiement du loyer par le locataire (bail d'habitation) », et modèles « Modèle de quittance de loyer » et « Demander une quittance de loyer au propriétaire, à l'agence immobilière ou au bailleur social ». Textes consolidés sur Légifrance (loi du 6 juillet 1989), Légifrance (décret du 20 juillet 1972), Légifrance (loi du 6 août 2015) et Légifrance (article L. 843-1).