Tenir le registre des mandats en gestion locative et en transaction

Tout professionnel qui détient une carte G, S ou T tient un registre des mandats. Il y inscrit ses mandats écrits par ordre chronologique, reporte le numéro d'inscription sur l'exemplaire du mandat qui reste au mandant, et conserve le registre dix ans (au moins dix ans pour une carte G ou S). Ces règles viennent du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, qui fixe les conditions d'application de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 : son article 65 pour la gestion immobilière et le syndic de copropriété (et son article 86 pour la durée de conservation), son article 72 pour les transactions. Le registre est coté sans discontinuité et relié à l'avance, ou tenu sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du code civil.

Pour qui gère des logements pour le compte de leurs propriétaires, ce registre n'est pas qu'une formalité de classement. Si la garantie financière cesse, le garant (ou, si la garantie résulte d'une consignation, l'administrateur désigné : article 47) écrit aux mandants de gestion dont le nom et l'adresse figurent sur ce registre, hors le cas que l'article 45 du décret prévoit. Et c'est l'un des documents que le président de la chambre de commerce et d'industrie et le garant peuvent se faire produire pour vérifier que la garantie suffit.

Qui tient un registre des mandats, et pour quels mandats

Le décret pose l'obligation deux fois, une par activité, et dans des termes presque identiques. Le tableau reprend ce que prévoit chacun des deux articles.

La location se retrouve donc sur l'un ou l'autre registre selon le mandat : un mandat de location confié au titulaire d'une carte T s'inscrit au registre de l'article 72, un mandat de gestion au registre de l'article 65. La différence ne tient pas qu'au rangement. La carte T n'autorise pas son titulaire à recevoir, même occasionnellement, les loyers et les autres sommes de l'article 64 à l'occasion d'une location (article 54). Et le titulaire de la carte G qui les reçoit doit détenir un mandat écrit qui précise l'étendue de ses pouvoirs et l'autorise expressément à recevoir des biens, sommes ou valeurs, à moins qu'il ne représente la personne morale qu'il administre (article 64). C'est ce mandat de gestion locative qui entre au registre.

Ce que le décret exige du registre lui-même

Les articles 65 et 72 fixent la forme du registre et ce qu'il garde de chaque mandat. Pour une carte G ou S, l'article 65 y ajoute des règles qui lui sont propres.

• L'ordre chronologique : les mandats y sont mentionnés par ordre chronologique, sur un registre conforme au modèle fixé par arrêté du ministre chargé de l'économie.
• Un registre papier préparé d'avance : il est, à l'avance, coté sans discontinuité et relié.
• Le numéro d'inscription : il est reporté sur l'exemplaire du mandat qui reste en la possession du mandant.
• Pour une carte G ou S, la responsabilité : le registre est tenu sous la responsabilité du titulaire de la carte ou, s'il s'agit d'une personne morale, de son ou ses représentants légaux ou statutaires.
• Pour une carte G ou S encore, la cessation de garantie : le registre est alors communiqué au garant ou à l'administrateur désigné.

Le registre tenu en ligne

Les deux articles permettent de tenir le registre sous forme électronique, « dans les conditions prescrites par les articles 1365 et suivants du code civil ». L'article 1366 du code civil donne à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit sur papier, sous réserve que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. Pour un registre en ligne, la question à poser à son outil est donc double : qui a passé chaque inscription, et une inscription peut-elle être modifiée ou supprimée sans laisser de trace ?

Pourquoi le registre compte pour le mandant : la garantie financière

Le titulaire d'une carte G ou S peut recevoir, pour le compte de ses mandants, des loyers, des charges, des cautionnements et plus généralement tous biens, sommes ou valeurs dont la perception est la conséquence de l'administration des biens d'autrui (article 64). Leur remboursement repose sur la garantie financière professionnelle, que la loi Hoguet exige pour délivrer la carte et que ni la gestion immobilière ni le syndic de copropriété ne peuvent remplacer par une déclaration de ne détenir aucun fonds (article 3). Le décret rattache le registre des mandats à cette garantie à plusieurs moments. Quand la garantie résulte d'une consignation, la Caisse des dépôts et consignations ne délivre son attestation que sur production d'un relevé établi par un expert-comptable ou un comptable agréé, qui indique, pour une carte G ou S, le montant total des fonds reçus et le montant maximal des fonds détenus au cours de l'exercice ; le demandeur doit en outre communiquer son registre des mandats et le relevé intégral, pour l'année écoulée, des comptes de l'article 71 (article 38). Puis :

• Pendant l'activité : le président de la chambre de commerce et d'industrie et les garants peuvent, à tout moment, se faire communiquer les documents qu'ils estiment nécessaires pour vérifier que la garantie financière suffit. Pour une carte G ou S, le décret cite notamment le livre de caisse, les livres de banques, le registre des mandats, les conventions de l'article 6 de la loi Hoguet, les relevés des comptes bancaires et les copies des documents qui constatent les redditions de comptes (article 86).
• Si la garantie cesse : le garant (ou, si la garantie résulte d'une consignation, l'administrateur désigné : article 47) informe immédiatement, par lettre recommandée avec avis de réception, notamment les personnes qui ont donné mandat de gérer leurs immeubles et dont le nom et l'adresse figurent sur le registre des mandats de l'article 65 (article 45). La lettre mentionne le délai de production des créances et son point de départ.
• Pour produire sa créance : une créance née d'un versement ou d'une remise antérieurs à la cessation reste couverte si elle est produite dans les trois mois de la réception de cette lettre ; pour les autres créanciers, les trois mois courent de la publication de l'avis de cessation dans un quotidien, ce délai ne courant que si la lettre ou l'avis le mentionne avec son point de départ (article 45). Lorsque la cessation s'accompagne d'un changement de garant et que le nouveau garant justifie auprès de l'ancien avoir stipulé la clause de l'article 22-1 du décret, l'avis publié tient lieu de lettre.

Un mandant de gestion que le registre ne porte pas n'est donc pas au nombre des personnes que le garant doit prévenir par lettre : pour lui, les trois mois courent de la publication de l'avis dans un quotidien, et non de la réception d'une lettre, et à condition que cet avis mentionne le délai et son point de départ.

Ce que risque un registre mal tenu

La loi Hoguet renvoie au décret les formalités de tenue des registres. Son article 5 impose à ceux qui reçoivent ou détiennent des sommes d'argent ne constituant ni une rémunération ni des honoraires de respecter les conditions prévues par décret, « notamment les formalités de tenue des registres et de délivrance de reçus, ainsi que les autres obligations découlant du mandat ». Deux infractions de la même loi visent ces documents.

• Recevoir ou détenir des sommes d'argent, biens, effets ou valeurs à l'occasion des opérations de la loi, en violation des conditions de l'article 5 pour la tenue des documents et la délivrance des reçus lorsque ces documents et reçus sont légalement requis : deux ans d'emprisonnement et 30 000 euros d'amende (article 16).
• Faire obstacle à la mission des agents publics chargés du contrôle en refusant de leur communiquer les documents réclamés, notamment les documents bancaires ou comptables ainsi que les mandats écrits : six mois d'emprisonnement et 7 500 euros d'amende (article 17).

Ces peines sont celles d'une personne physique. Une personne morale peut être déclarée pénalement responsable de ces infractions, et encourt alors l'amende et les peines que prévoit l'article 18 de la loi (articles 131-38 et 131-39 du code pénal).

Le mandat lui-même est en jeu. En transaction, la Cour de cassation a jugé que l'agent immobilier qui ne mentionnait pas tous les mandats par ordre chronologique sur le registre, non coté sans discontinuité, et qui avait remis au vendeur un exemplaire du mandat sans numéro d'enregistrement, n'avait pas droit à commission, son mandat étant nul, quand bien même la vente avait été réalisée par son intermédiaire (troisième chambre civile, 16 octobre 2001, selon l'analyse de l'ANIL). Depuis un arrêt de chambre mixte du 24 février 2017 (n° 15-20411), la méconnaissance de ces règles formelles est sanctionnée par une nullité relative : elles visent la seule protection du mandant dans ses rapports avec le mandataire, et le locataire, tiers au mandat, n'a pas qualité pour se prévaloir de leurs irrégularités pour faire annuler un congé pour vente.

Le registre-répertoire, un autre registre

Le registre des mandats ne se confond pas avec le registre-répertoire, que le décret réserve au titulaire d'une carte T ou d'une carte « Marchand de listes ». Tous les versements ou remises qui lui sont faits y sont immédiatement mentionnés, sur un registre dit « De la loi du 2 janvier 1970 », lui aussi relié et coté sans discontinuité à l'avance (article 51). Chaque versement donne lieu à un reçu, dont un double demeure dans un carnet de reçus (article 52). Ces registres et documents peuvent être établis, tenus et conservés sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du code civil, et se conservent dix ans, quel que soit leur support (article 53). En gestion, l'article 86 cite d'autres documents, du livre de caisse aux relevés des comptes bancaires.

Sans carte G, le mandat de gestion s'inscrit au registre de celui qui la détient

La gestion immobilière fait partie des activités de l'article 1er de la loi Hoguet, que seules les personnes titulaires d'une carte professionnelle peuvent exercer, hors les cas que la loi et son décret excluent (articles 2, 3, 8 et 8-1 de la loi ; article 95 du décret). Les exercer d'une manière habituelle, même à titre accessoire, sans être titulaire de la carte est puni de six mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende (article 14 ; pour une personne morale, les peines de l'article 18). Une agence qui n'a pas la carte G ne peut donc pas détenir de mandat de gestion : quand elle confie la gestion des biens de ses clients à un titulaire de la carte G, le mandat est conclu entre le propriétaire et ce titulaire, et s'inscrit à son registre. Les conditions de la carte elle-même sont détaillées dans notre article pour obtenir la carte T, G ou S, et le montage dans notre guide de la nourrice en gestion locative.

La gestion locative est notre seul métier depuis 2018. Sans carte G, vos mandats sont portés par notre carte G, et vous récupérez vos mandats à tout moment, sans frais. Avec la carte G, vos mandats restent les vôtres, et tous les échanges se font sous votre nom. Externaliser la gestion locative avec ou sans carte G.

Questions fréquentes

Le registre des mandats peut-il être tenu en ligne ?

Oui. Les articles 65 et 72 du décret du 20 juillet 1972 permettent de le tenir sous forme électronique, dans les conditions des articles 1365 et suivants du code civil : la personne dont il émane doit pouvoir être identifiée, et il doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

Combien de temps faut-il conserver le registre des mandats ?

Pour une carte G ou S, au moins dix ans : l'article 86 du décret impose de conserver au moins dix ans les documents qu'il énumère pour elle, dont le registre des mandats. Pour une carte T, dix ans : l'article 72 prévoit que les mandats et le registre des mandats sont conservés pendant dix ans.

Quel numéro porter sur le mandat ?

Le numéro d'inscription du mandat sur le registre. Il est reporté sur l'exemplaire du mandat qui reste en la possession du mandant (articles 65 et 72 du décret).

Registre des mandats et registre-répertoire, quelle différence ?

Le registre des mandats recense les mandats, par ordre chronologique. Le registre-répertoire, tenu par le titulaire d'une carte T ou d'une carte « Marchand de listes », recense les versements et remises qui lui sont faits, chacun donnant lieu à un reçu (articles 51 et 52 du décret).

Un mandat absent du registre est-il valable ?

En transaction, la Cour de cassation a jugé nul le mandat d'un agent immobilier qui ne mentionnait pas tous les mandats par ordre chronologique sur le registre, lequel n'était pas coté sans discontinuité, et avait remis au vendeur un exemplaire sans numéro d'enregistrement : il n'avait pas droit à commission (troisième chambre civile, 16 octobre 2001). Depuis le 24 février 2017, cette nullité est relative : ces règles visent la seule protection du mandant dans ses rapports avec le mandataire, et un tiers au mandat, comme le locataire, ne peut pas s'en prévaloir.

Sources

Textes relus le 24 octobre 2026.

• Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, articles 22-1, 23, 38, 44, 45, 47, 51 à 54, 64, 65, 72, 86 et 95, lus dans les données ouvertes LEGI (DILA).
• Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce, articles 1er, 2, 3, 5, 6, 8, 8-1, 14, 16, 17 et 18, lus dans les données ouvertes LEGI (DILA).
• Code civil, article 1366, lu dans les données ouvertes LEGI (DILA).
• Agent immobilier : conditions d'accès et d'exercice en France, Entreprendre Service Public (Direction de l'information légale et administrative), vérifié le 1er janvier 2026.
• Agent immobilier / Non-respect des formalités de registre des mandats, ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement), analyse de l'arrêt de la troisième chambre civile du 16 octobre 2001.
• Non-respect du formalisme du mandat de l'agent immobilier : protection du seul mandant, ANIL, analyse de l'arrêt de chambre mixte du 24 février 2017 (n° 15-20411).